Varje inkommen e-post registreras i systemet som ett ärende. Om någon styrelsemedlem svarar på ärendet så skickas svaret ut till anmälaren med e-post igen.
På detta sätt bevaras hela dialogen och blir synlig och sökbar för hela styrelsen. Ärendet kan dessutom tilldelas en person eller roll, samt sättas i olika statuslägen för att indikera om åtgärd behövs, om ärendet är löst eller om komplettering från anmälaren behövs.
Du slipper Word-filer som skickas fram och tillbaka mellan protokollförare, justeringspersoner och styrelsen. Agenda och protokoll skapas i stället inne på sajten och systemet hjälper med ett effektivt gränssnitt till så att protokollet kan föras direkt under mötet.
Protokollutkastet kan ses av styrelsen direkt när mötet är avslutat och styrelsemedlemmar som inte kunde delta behöver inte längre vänta i veckor på att protokollet ska skrivas, justeras och distribueras.
Systemets databas håller ordning på föreningens adresser, bostäder och medlemmar. Kontaktuppgifter sparas enkelt.
Du kan för varje bostad se vilka medlemmar som bor där nu och vilka som bott där tidigare. Stöd finns inbyggt för både Lantmäteriets lägenhetsnummer och föreningens egna. Du kan också lägga till förråd.
Import och export till/från Excel-fil eller OpenOffice-fil finns inbyggt.
Underhållsplanen är en bostadsrättsförenings viktigaste dokument. Med det inbyggda verktyget får du en överskådlig visning av er underhållsplan inklusive en prognos för kommande kostnader.
Åtgärder kan enkelt tilldelas en ansvarig person i styrelsen samt bifogas kommentarer eller filer.
När åren går kommer informationsmängden förstås bli större och större. Men all inmatad information sökindexeras och med sajtens snabba och effektiva sökmotor hittar du snabbt och lätt den information du söker.
Sökresultaten kan enkelt filtreras på en viss typ av resultat, exempelvis möten eller aktiviteter.
Sökningen finns tillgänglig från alla sidor på sajten.
Alla händelser i systemet loggas ner på nivån vem som gjorde vad vid vilken tidpunkt. Detta är viktigt för att du och dina kollegor i styrelsen ska kunna se om någon har agerat på ett visst ärende eller utfört en viss handling så att dubbeljobb undviks.
Loggen kan filtreras för att visa en enskild styrelsemedlem eller ett enskilt föremål som ändrats.
På ett strukturerat vis kan ni mata in data om era leverantörer, vem eller vilken roll i styrelsen som är ansvarig, vilka avtal som finns och vilka kontaktpersoner som gäller. Detta underlättar överlämningar av ansvar inom styrelsen.
Möjlighet finns också att sätta betyg på leverantören i fråga. Genom att föreningar som din betygsätter sina leverantörer så hjälper ni varandra att hitta de bra leverantörerna och ett verktyg finns för att bläddra bland andra föreningars leverantörer.
En ofta väldigt påpassad del av styrelsens arbete är att ansvara för olika former av köer av medlemmar. Inte sällan rör det sig om en kö för att få en garageplats.
Med funktionen för köer kan styrelsen skapa en eller flera kölistor och lägga till medlemmar i dem. Kanske vill ni ha en kö för bilplatser, en för MC-platser och en för byten?
Att hålla koll på saker som ska göras är A och O för en välfungerande styrelse. Aktiviteter läggs upp med en ansvarig och en deadline och styrelsen kan skapa olika aktivitetslistor för att hålla isär olika processer.
Kölistor kan visas både som en vanlig listvy och som en Kanban-lista.
Du kan också skriva uppdateringar till aktiviteterna vilket är nyttigt när frågor drar ut på tiden. Du kan också skapa egna aktivitetslistor som bara du ser.
Det finns alltid ett behov av att centralt kunna lagra olika filer. Det kan röra sig om avtal, årsredovisningar, tidigare protokoll eller dokumentmallar för att nämna några.
Din förening får tillgång till 100 GB lagringsutrymme vilket räcker till många dokument. Uppladdning sker enkelt med modern teknik så att flera filer kan laddas upp samtidigt.
Att ha hyresgäster, vare sig de är kommersiella eller privata, kräver ordning och reda. I sajtens funktion för hyresavtal så lägger du upp de hyresobjekt som ska vara hyrbara, såsom lokaler, garageplatser eller förråd.
Du kan därefter lagra hyresavtal som avser dessa hyresobjekt. I hyresavtalsinformationen får du ordning och reda på kontaktpersoner, hyresföretag och skriftliga avtal som undertecknats.
Styrelsen i en BRF byts med tiden ut, det hör till föreningens natur då boende kommer och går. Styrelser sitter inte sällan och ägnar tid åt att försökea härleda tidigare fattade principbeslut.
Funktionen för arkivering av principbeslut hjälper till med just detta. Fattade beslut kan arkiveras i olika kategorier som styrelsen själv styr över och därmed blir de lätta att finna i framtiden.
I regel hinner det gå ett par månader från en medlemsansökan till själva tillträdet. Samtidigt är det när ansökan inkommer som frågan är aktuell och det är då man vanligtvis har informationen samlad.
Genom funktionen för överlåtelser kan all information läggas in i själva överlåtelsehandlingen. När styrelsen formellt beslutat om godkännande markerar man bara överlåtelsen som godkänd. När tillträdesdagen kommer byts automatiskt de tidigare medlemmarna ut mot de nya och föreningens kontaktregister är därmed alltid aktuellt.
Hanteringen av nycklar är ett tidsödande moment. Det slutar allt som oftast i att nycklar ändå försvinner, antagligen för att de följde med någon som flyttade ut.
Med systemet för nycklar och nyckelkvittenser får ni järnkoll på vem som har vilken nyckel. De digitala kvittenserna ersätter pappersarbetet och systemet ser till så att en varning uppstår vid överlåtelse om en tilldelad nyckel finns.
Föreningens hemsida ska bara finnas där - snygg, prydlig och lätt att uppdatera. Det rör sig om en hygienfaktor.
Med Styrelseproffset kan du skapa en föreningshemsida med bara ett par klick. Den uppdateras lätt i samma gränssnitt som du utför styrelsearbetet.
Hemsidan fungerar på både mobil, läsplatta och dator eftersom den är responsiv. Det går också att använda sitt eget domännamn.
Klicka här för att se en demoförening.
Styrelsen i en förening kommer allt som oftast att finna sig själva mitt i en större händelse eller ett projekt. Det kan vara ombyggnationer, skador eller andra ärenden som pågår under en längre tid.
I dessa lägen är det bra med ett projektrum där man kan samla all relevant information på ett och samma ställe.
Deltagare i projektet kan också få automatiska sammanfattningar av nyheter i projektet dagligen eller veckoligen via e-post.
Oavsett vad ni vill göra bokningsbart eller vilka tider ni vill att det ska gå att boka så klarar bokningssystemet av det. Styrelsen kan skapa obegränsat antal bokningsbara resurser som kan bokas antingen från styrelsens gränssnitt eller från föreningshemsidan av medlemmen själv.
Varje bokningsresurs kan också förses med begränsningar i hur ofta det får bokas av en enskild medlem.
Oavsett om det gäller ett styrelsebeslut eller en omröstning bland medlemmarna så kan möjligheten att få en automatisk hanterad votering vara värdefull.
De röstberättigade kan få e-postmeddelande med voteringslänkar. Styrelsemedlemmar kan rösta i portalen och de som inte har e-post kan få en lapp i sin brevlåda - systemet kan förbereda dessa.
All kommunikation mellan användare och server sker krypterad via SSL och individuella lösenord krypteras med slumpad saltning. Varje användare kan också aktivera tvåfaktorinloggning vilket sker genom SMS-kod.
All data finns på servrar inom EU och Styrelseproffset är fullt kompatibelt med GDPR, inklusive smarta funktioner som gör ert eget GDPR-arbete enklare såsom registerutdrag, registeröversikt och skräddarsydda lagringsprinciper.
Multipel och redundant backup tas på filer och databas varje dygn. Omfattande exportfunktioner finns för att ni när som helst och utan möda ska kunna ladda hem er data enkelt i Excel- eller PDF-format.
Passa på att registrera din förening. Ni får en gratis testperiod i 12 månader så du och dina styrelsekollegor hinner testa själva och bestämma er för om ni vill använda systemet.
Ni förbinder er inte att fortsätta utan väljer själva när ni har prövat om ni vill förlänga medlemskapet för en längre period mot betalning.
